マンション管理会社への見積りの取り方

マンション管理会社に依頼する際は必ず見積もりを取る必要があります。しかし、どのように見積もりを取ったらいいのか迷うこともあるでしょう。このページではマンション管理会社から見積もりを取る方法について紹介します。

見積りを取る際に用意が必要な書類

マンション管理会社から見積もりを取るためには、いくつかの書類を用意しなければなりません。どのような書類が必要になるのか紹介します。

管理委託契約書

管理組合が委託管理会社と契約を結ぶ書類が「管理委託契約書」です。管理委託契約書には管理人の出勤日数・出勤時間・清掃回数・業務内容などが記載されています。そのため管理会社は管理委託契約書をチェックすれば、どのような管理業務が必要なのかも把握でき、見積もりを出すことが可能です。基本的には管理委託契約書は理事長が保管しているケースが多いですが、管理会社に依頼すればコピーを取り寄せることもできます。

設備の点検報告書

マンション設備は、どのようにメンテナンスしてきたか点検報告書が作成されています。一般的にはマンション設備は定期メンテナンスが行われるケースがほとんどで、施工した会社・点検回数などが設備ごとに点検報告書に記載されています。この報告書から業務に必要な項目を選び、見積もりを作成。設備点検報告書は管理人室に保管されていることが多く、管理人室の鍵を準備しておくと良いでしょう。

見積り作成時におこなう現地調査とは

正しい見積もりを作成するのであれば、マンション管理会社は必ず現地調査を実施します。現地調査では管理状況・設備状態・資料の確認などをチェックし、管理組合のヒアリングも行いながら報告書では分からない管理会社の対応・人柄などを確認するのです。また見積もり依頼での要望などを聞き取ることもあるでしょう。

管理会社の現地調査は、基本的に理事が立ち会う必要があります。そのため日程の調整などを事前に行うようにしましょう。また複数の管理会社が同時に現地調査すれば、談合のリスクを高める可能性があるため別々の日程を調整してください。

見積りを依頼する際のポイント

見積もりを取ったとしても、その提示額が適正かどうか判断できなければ意味がありません。ここでは、見積もりを依頼するときに押さえておくべきポイントを紹介します。

2種類の見積りを依頼しておく

見積もりには、原稿の管理委託業務と同じ内容の「同一条件の見積もり」と、新たなサポート体制を提案する「提案型の見積もり」の2つがあります。できれば2つの見積書の作成依頼を行いましょう。同一条件の見積書は、現在の状況と比較しやすくなります。一方の提案型の見積もりは、理想的な管理方法を把握しやすくなるなどの特徴があるのです。

書式を統一する

マンション管理組合の理事会で見積もりの内容が比較・検討しやすいように、見積もりの書式を統一させることが大切です。できればマンション管理業務共通見積書式に則った内容にすると良いでしょう。契約書に記載されていない業務の管理に関しても明確にできるなど、メリットも多くあります。

必ず相見積もりを

一社だけの見積もりでは比較する材料がないため、提示されている価格が高い・安いを判断できません。そのため複数の管理会社に見積もり作成を依頼した方が良いでしょう。ただ多すぎる依頼をしてしまうと、対応が難しくなるだけでなく、どの会社が良いのか迷いやすくなります。そのため3～5社程度に厳選した方が無難です。また相見積もりを取ることによって競争意識も生まれるので、マンション管理費が抑えられるケースも。

期間に余裕を持たせる

見積もりは依頼したからと言って、すぐに作成できるわけではありません。基本的には3週間ほどかかると考えた方が良いでしょう。もちろん作成期限を設定し、要望を伝えることは可能ですが、作成期限にゆとりがなければ見積書にミスも発生しやすいので注意してください。総会などで見積書が必要であれば、スケジュールに余裕をもって依頼することが大切です。

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