マンション管理会社を変更したいと思う理由は物件によってさまざまでしょう。「マンションの掃除が行き届いていない」「問題や事故が起きたときの対応が遅い」など、マンション管理会社への不満が出てくることがあると思います。
ここでは、そのようなときのために、マンション管理会社を変更する手順をご紹介します。ぜひ参考にしてください。
マンション管理会社変更の流れを解説します。9までありますので、順番に紹介していきます。
まずは現状のマンション管理会社について、何か問題となる点はないかどうか理事会を中心に整理しましょう。
理事会メンバーだけでなく、管理組合の組合員全員を対象にアンケートをおこない、意見を集めておくことがポイントです。
アンケートの結果、現在のマンション管理会社に対して不満が多いのであれば、②のマンション管理会社の選定と見積もり依頼に進みます。
マンション管理会社を複数選び、それぞれに見積もりを依頼して相見積もりを取ります。
相見積もりは最低でも3社以上依頼するケースが多い傾向です。現在の管理会社との比較をしたい場合には、現状の管理委託契約書に基づいた内容にて条件を合わせて依頼しましょう。
見積もりに際しては、各マンション管理会社に現地調査をしてもらう必要があります。そのため、スケジュール調整を管理組合の方がおこなうことになります。
一般的には、1日か2日の間に時間を分けて、現地調査の時間を設けるようにするケースが多いようです。
現在の管理委託契約書や重要事項説明書、直近の総会資料などを用意して臨みます。
各社から見積もり金額や提案内容が出たら、それぞれを理事会にて比較、検討しましょう。いくつかの候補にしぼりこんで、説明会を依頼します。
ポイントとしては、見積もり金額だけでなく、①で出た不満や問題点が解消されるかどうかも重要です。
マンション管理の品質を納得のいくものにするという考え方が大切になります。
しぼりこんだマンション管理会社に説明会を実施してもらいましょう。理事会だけでなく、入居者向けのプレゼンテーションなども開催し、参加者の意見をアンケートで集めます。
集めた意見も参考にして、理事会推薦のマンション管理会社を1社決めましょう。
説明会にはマンション管理会社の営業担当者だけでなく、実際のマンション管理担当者も同席してもらった方が良いです。どのような人となりかが分かった方が良いためです。
マンション管理会社変更のための総会準備をおこないます。総会開催日を決め、総会議案書を作成。総会議案書を管理組合員全員に配布して、出欠票の回収と集計を実施します。
総会議案書の作成は、本来であれば現在のマンション管理会社が作成のサポートをしますが、新しいマンション管理会社に相談してもよいでしょう。
新しいマンション管理会社がどのようなサポートをしてくれるのか、確認することにもつながります。
マンション管理会社を変更する際、過半数の賛成である普通決議で問題ありません。議会成立のための規定は管理規約にありますので、事前に確認しておきましょう。
そして、マンション管理会社変更の総会審議へとうつります。総会でマンション管理会社の変更と、その管理委託契約締結の議案に対しての経緯を説明。新しいマンション管理会社による重要事項説明をおこないます。
その後、管理会社変更事案について承認をはかります。
総会承認後、現行のマンション管理会社に対し、解約通知を申し入れて、管理委託契約を解約します。
取り決めがなければ、猶予期間を3か月ほど設け、解約通告すれば、解約の申し入れは完了します。申し入れから３カ月以降が解約日です。
新しいマンション管理会社と契約を結びます。管理委託契約書の内容に間違いがないか、確認を徹底しましょう。
現在のマンション管理会社から新しいマンション管理会社へと業務内容の引継ぎをします。管理組合の書類、通帳、印鑑や共用部の鍵などの引き渡しです。
引継ぎはマンション管理会社同士でおこないますが、引継ぎ漏れのないよう進捗を理事会などに報告してもらうようにすると良いでしょう。
その際、管理費の引き落としや口座など、管理会社ごとに異なる場合があるため、手続きが必要になるケースも多々あります。
選定基準：
一般社団法人 マンション管理業協会に属し、埼玉県に事業所・支店があるマンション管理会社の中から、担当者の担当棟数を10件以下に制限している3社を選出。
・ホームライフ管理…事務管理から建物の管理（大規模修繕工事の実行まで）をワンストップで対応している。
・三興管理……独立系マンション管理会社で、HP上でリーズナブルな価格について言及している。
・マリモコミュニティ……マンション内のコミュニティのサポートを行っている。
として選出しました。